Buitenevenementen organiseren voor de buurt: wat komt er allemaal bij kijken?

We zien dat er steeds vaker iets voor de buurt georganiseerd wordt in Mechelen. Denk aan een buurtfeest, wijkmarkt of filmavond in de openlucht. Dit zijn leuke evenementen die veel mensen samen kunnen brengen. Toch komt er bij de organisatie al snel meer kijken dan een locatie kiezen en wat tafels neerzetten. Denk aan vergunningen, stroom, geluid, techniek en communicatie met omwonenden. Zeker wanneer je gebruikmaakt van de openbare ruimte is het verstandig om daar ruim op tijd mee te beginnen.

Begin op tijd met de aanvraag

Voor een evenement op openbaar domein in Mechelen moet je een aanvraag indienen bij het evenementenloket. Dat geldt ook wanneer het om een besloten activiteit gaat. Heb je verkeersmaatregelen nodig of wil je versterkte muziek gebruiken waarvoor een verhoogde geluidsnorm nodig is? Dan moet dat eveneens worden meegenomen in de aanvraag. De stad houdt rekening met een behandelingstermijn van maximaal zes weken. Begin dus liever eerder dan later met de voorbereiding.

Denk goed na over beeld en geluid

Techniek is buiten wat lastiger dan binnen. Geluid verspreidt zich anders en bij beeld heb je te maken met daglicht. Zo is het niet per se het geval dat een projector die voor binnen wordt gebruikt, ook buiten werkt. Wil je bijvoorbeeld een filmavond organiseren en een projector huren? Plan de vertoning dan bij voorkeur wanneer het voldoende donker is. Kijk ook goed naar de lichtopbrengst van de projector, de afstand tot het scherm en het formaat van het beeld. Van belang is om verder de stroomvoorziening te controleren. Controleer vooraf waar stroom beschikbaar is en hoeveel vermogen de apparatuur nodig heeft. Losse kabels moeten bovendien zo worden weggewerkt dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.

Kies een scherm dat bij de locatie past

Het projectiescherm moet groot genoeg zijn voor het verwachte publiek en stevig kunnen worden opgesteld. Daarnaast moet buiten rekening worden gehouden met wind. Een outdoor scherm huren kan hier uitkomst bieden. Denk vooraf na over waar scherm komt te staan, hoeveel bezoekers worden verwacht en vanaf welke afstand zij kijken. Zo kan een passend formaat en een geschikte constructie worden gekozen. Denk ook na over de positie ten opzichte van lichtbronnen. Straatverlichting of laagstaande zon kan de zichtbaarheid behoorlijk verminderen.

Informeer de buurt

Een evenement voor de buurt werkt het prettigst wanneer omwonenden vooraf weten wat er gaat gebeuren. In Mechelen moeten buurtbewoners en omliggende handelaars bij evenementen op openbaar domein tijdig geïnformeerd worden over onder meer het evenement, eventuele verkeerswijzigingen en een verhoogde geluidsnorm. Vermeld daarbij ook bij wie mensen terechtkunnen met vragen.

Zorg voor een plan bij slecht weer

Bij een buitenevenement blijft het weer een onzekere factor. Regen en wind kunnen zorgen voor de nodige uitdagingen. Bepaal daarom vooraf wat je doet bij slecht weer. Kan het evenement naar binnen worden verplaatst? Is uitstel mogelijk? En wanneer neem je daar een beslissing over? Door dit soort afspraken vooraf te maken, hoef je op de dag zelf minder te improviseren.